Es esencial que los
registros sean adecuados para el control y seguridad de las partidas de
inventarios. Los registros de inventarios aportan información útil para
comprar, mantener niveles adecuados de existencias y calcular la tasa de
rotación de los productos que ofrece la organización.[1]
Generalmente este tipo de
sistema no es independiente, se encuentra integrado tanto por el departamento
de ventas y compras, siendo monitoreado de cierta forma por el departamento de
contabilidad.
Inventarios:
Registró para el procesamiento de entradas y
salidas de ordenes en donde se establece la cantidad exacta de mercancía que se
encuentra en almacén de la organización, estando en constante actualización
debido a las ventas de la empresa.
Ejemplo:
El
departamento de producción solicita a la directiva de la organización 56 kg de
algodón para la fabricación de cierto número de playeras escolares, la
directiva compra 120 kilos del material solicitado, los cuales son introducidos
al almacén y registrados como entrada al inventario. En el momento que el
departamento de producción requiere su pedido de algodón, se registra una
salida de 56 kg de mercancía y se realiza un ajuste el la existencia restando a
los 120 kilos que entraron los 56 que salieron y estableciendo que solo queda
en almacén 64 kg en existencia de la materia prima.
Los objetivos principales de
la elaboración de este informe son:
Procesar los pedidos de los clientes y las
entradas por parte de la organización
Procesar las órdenes de entrada y salida para
satisfacer las necesidades tanto de los clientes como de la misma empresa.
Eliminar errores en cuanto a la existencia de
mercancía (previniendo y eliminando la fuga de productos )
Evitar los pedidos de la mercancía
inexistente
Estandarizar la frecuencia de procesamientos
para dar trato equitativo a cada producto y a cada cliente
Mantener consistencia entre velocidad y
efectividadTRANSACCIONES:
Tipos de transacciones que
se realizan en el informe de registro de inventarios. Estas varean de acurdo a
las necesidades y características de cada organización.
Entrada y salida de orden.
Aceptación
de detalles que involucren la entrada y
salida de una orden de un cliente en el sistema para su proceso y registró
Consulta de una orden
Análisis
de la información para determinar el estado de una orden de entrada o salida
del sistema
Ajuste de las ordenes
Incorporación
de datos o eliminación de registro de orden que hubiese sido efectuada con
anterioridad
Mantenimiento de archivos
Editar
la situación de las órdenes de entrada y salida de mercancía en el archivo
maestro que incluye:
Archivos maestros de clientes
Archivos de vendedores y proveedores
Tablas de costos o impuestos
Las salidas se actualizan al
final del mes para determinar la antigüedad de los movimientos y las cantidades
en existencia de cada producto, mostrando varia categorías:
Documentos y formas
Resumen de pedidos o acuse de recibo
Factura
Memo de crédito
Comprobante de entrega
Lista de empaques
Forma de cambio de orden
Informes de pedidos
Pedidos pendientes
Artículos ordenados
Artículos en pedido rechazados
Informe de actividad de clientes
Informe de actividad de personal de ventas
Informe sobre descuentos
Informe de ajustes
Informe de créditos
Informe de impuestos de ventas
Listados de archivo
Lista de clientes
Lista de personal de ventas
Lista de código de impuestos
Lista de productos
Lista de inventario disponible
Es necesario recordar que en
cada transacción o movimiento de mercancía es necesario llenar el registro
indicado para mantener un control sobre las existencias en almacén.
[1] Longenecker Moore.- Petty
Palich.- Empresas un enfoque emprendedor.-Cengage Learning Editores
Pgs 548
A través del control de stock de manera remota y con los mails que el sistema punto de venta nos envía periódicamente acerca de la situación de la tienda no es necesario permanecer tantas horas en el comercio controlando
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