Este tipo de sistema se
responsabiliza en registrar las ventas
del producto o servicio de la organización identificando a la perfección a los
clientes potenciales de los diversos productos que ofrece la empresa. Se
evalúan las características y las necesidades de promoción del servicio y
posteriormente se contacta con los clientes para cerrar las ventas, tomando
pedidos y llevando con detalle el registro de todas las transacciones.
Ventas:
Registro
para la ejecución y control de pedidos realizados y por realizar a la empresa
de sus diversos productos y servicios ofrecidos a sus consumidores,
estableciendo los detalles de la transacción como tipo de producto a vender,
precio, unidades y características del consumidor.
“Sistema
de información que ayuda a la empresa a identificar
los
clientes para los productos o servicios de la empresa,
desarrollar
productos y servicios para satisfacer
las
necesidades de los clientes y vender
a
estos productos y servicios y dar apoyo
continúo
a clientes”.[1]
Ejemplo:
La empresa Sabritas, distribuye cierta
cantidad de vendedores minoristas y mayoristas, los cuales visitan desde
tiendas de detalle, hasta grandes establecimientos comerciales. El objetivo de
la visita es promover los productos y venderlos, el vendedor registra
diariamente el número de ventas que realiza de cada producto, en cada punto de
venta, registrando también la zona en donde fue efectuada y el porcentaje de
ventas.
De
este modo el departamento de ventas de la empresa mantiene la base de datos
actualizada sobre las ventas realizadas, los pedidos en proceso y puede
comunicarse con los demás departamentos para evaluar el nivel de producción,
finanzas entre otros. Del mismo modo establece un vínculo estrecho con el
departamento de inventarios por medio de las entradas y salidas de producto,
par mantener a la empresa en equilibrio con las existencias en almacén.
Los objetivos principales de la elaboración de este
informe son:
Consolidar datos sobre cada articulo
vendido:
Establecer los parámetros de venta para
facilitar un análisis administrativo detallado
Código del producto
Descripción del producto
Cantidad vendida
Procesar pedidos
Dar entrada, procesar y registrar
pedidos a la empresa
Analizar el mercado
Identificar clientes y mercados
utilizados mediante:
Datos demográficos
Datos de mercados
Comportamiento del consumidor
Tendencias de mercado
Análisis de fijación de precios
Determinar
precios para servicios y productos en base al sistema de ventas y producción
dentro de la organización
Pronosticar las tendencias de ventas
Preparar
pronósticos de ventas en un lapso aproximado de cinco años, midiendo la
productividad de acuerdo al comportamiento del mercado
Planeación de la producción
Decidir
cuantos productos se deben de producir y determinar las fechas de su
realización de acurdo a los pedidos previamente registrados por el departamento
de ventas
Ventas al contado.
Tales
transacciones por lo regular se marcan en la caja registradora y se asientan en
las cuentas. Las ventas hechas con tarjeta de crédito bancarias se registran como ventas al
contado, el vendedor deposita directamente los comprobantes de venta con la
tarjeta de crédito en su cuenta bancaria, es por ello que la cantidad pagada es
depositada a la terminal contratada por la empresa.
Ventas a cuenta:
El
vendedor registra estas cuentas con cargo a cuentas por cobrar y abono a
ventas. En esta transacción se presentan las ventas efectuadas con tarjetas de
crédito no bancarias, las cuales se notifican primero a la empresa emisora de la tarjeta para luego recibir el efectivo
estableciendo una comisión por el servicio.
Descuentos por pronto pago
Las
condiciones de la venta normalmente se establecen en la factura que el vendedor
proporciona al comprador y las condiciones de pago son llamadas condiciones de
crédito indicando los días de pago y las consideraciones o beneficios para el
comprador si liquida su adeudo antes de tiempo.
Es de suma importancia
determinar todos los detalles de las transacciones en el archivo indicado, ya
que de esto dependerá la eficiencia del informe de registro de ventas.
Un análisis de estos
registros revelara la efectividad de las ventas y la aplicación oportuna de las
políticas de crédito y cobranza de la
organización.
[1]
Kenneth C. Laudon.- Jane P. Laudon.- Sistemas de información gerencial.- Octava edición.-Pearson
Prentice Hall.- Pg.47
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