lunes, 9 de julio de 2012

2.6 INFORME DE REGISTRO DE CUENTAS POR COBRAR


Dentro de las actividades fundamentales y esenciales  en el procesamiento de transacciones de toda organización se encuentran las cuentas por cobrar, originadas de actividades de venta por las cuales la empresa no ha obtenido el costo (dinero) de los productos o servicios ya proporcionados a los clientes.
En términos coloquiales podemos decir que el informe de registro de cuentas por cobrar es la recopilación de datos de clientes a los cuales se les ha hecho préstamo del producto o servicio tomando como garantía una promesa de pagar la cantidad adeudada mediante una orden de compra en lugar de un cheque bancario.

*      Cuentas por cobrar:

      Ingreso (efectivo o dinero) que se le adeuda a la empresa u organización como resultado de una transacción que ha sido efectuada, pero por la cual no se le ha pagado.
Ejemplo:
“Cuando un hospital trata a un paciente en las salas de emergencia sin requerirle ningún pago en el momento del servicio, se esta creando una “cuenta por cobrar”. Es decir, la cantidad de dinero que el paciente ha prometido pagar y que se agrega al balance de las cuentas por cobrar”[1]
Este registro es vital tanto para la toma de decisiones sobre la aceptación de créditos como para la ampliación de los ya existentes con el objetivo de mantener una estrecha relación con los clientes.
Los objetivos principales de la elaboración de este informe son:
*      Captar y procesar los datos de contabilidad que son importantes para mantener un control sobre las ventas realizadas a crédito (no en efectivo), registrando los nuevos créditos y la actualización de estado de créditos en continuo pago.

*      Saber la cantidad de dinero que se paga en una cuenta. Es decir, mantener el registro en constante actualización sobre los pagos que se han realizado de alguna cuenta en específico.

Ejemplo:
El señor Juan Pérez con numero de registro 0750, tiene una cuenta por pagar creada el día 18 de enero de 2012 con un monto de $5800, de acuerdo a su fecha de pago estipulada el día 15 de marzo del presente año, se presento e hizo un deposito de $1400. El  informe de registro de cuentas por cobrar, deberá de registrar el pago y estipular la fecha y cantidad exacta del abono, así como el excedente de la cuenta que será de $4400. Con este registro el departamento de contabilidad sabrá que obtuvo una disminución en sus cuentas por cobrar y un aumento en la cuenta de efectivo.
El  informe de registro de cuentas por cobrar contendrá los datos necesarios para responder a las siguientes interrogantes:
*      ¿Qué transacción se realiza?
Saber con exactitud el tipo de operación que se realizo, a quien se brindo el crédito y bajo que circunstancias de pago.

*      ¿Cuándo ocurrió?
Tener registrada la fecha de la operación, el límite de crédito y las fechas en las cuales se realizaran los abonos o el pago en su totalidad

*      ¿Qué cantidad de dinero estuvo involucrada?
Mantener un registro exacto sobre el monto del crédito y los intereses si existen de lo que el deudor deberá de cubrir

*      ¿Qué efecto causo dicha transacción?
Expresar de forma clara y precisa los estragos o beneficios  que se registraran por concepto de dicha transacción.
TRANSACCIONES:
Tipos de transacciones que se realizan en el informe de registro de cuentas por cobrar. Estas varean de acurdo a las necesidades y características de cada organización.
*      Transacciones de ventas.
Se registran los clientes frecuentes y nuevos en el archivo maestro
*      Fecha de transacción
*      Persona u organización que efectúa la compra
*      Numero de cuenta
*      Artículos comprados (así como su cantidad)
*      Costo unitario y costo total de cada uno de los artículos
*      Numero de la transacción o numero de factura de venta

*      Transacciones de pago.

Actualización de pagos de cuentas y cálculo de nuevo balance
*      Fecha del pago
*      Numero de cuenta (nombre de la persona o de la organización)
*      Cantidad pagada

*      Transacciones de ajustes.
Editar y actualizar datos de cuentas como cantidad de productos que se adeudan, monto total en efectivo y datos personales de la persona u organización
*      Fecha del ajuste
*      Tipo de ajuste
*      Cantidad del ajuste
*      Numero de cuenta  (nombre de la persona o de la organización)

*      Consultas de cuentas.
Saldo de cuentas, detalles de transacciones por periodo de tiempo determinado.
*      Numero de cuenta (nombre de la persona o de la organización)
Las salidas se actualizan al final del mes para determinar la antigüedad de la cuenta. La creación del informe de fin de ciclo debe de considerar los siguientes aspectos:
*      Estado de cuenta
*      Registro de cuentas por cobrar
*      Resumen de actividades de cuentas por cobrar
*      Informe de sobregiro
*      Registro de la antigüedad de la cuenta por cobrar
*      Lista de transacciones mensuales
*      Lista de clientes alfabéticamente
*      Lista de clientes por orden numérico
Los archivos con los que cuenta este tipo de registro son:
*      Maestro de cuentas.
Debe de ser actualizado mensualmente y su contenido es:

*      Nombre del cliente
*      Numero de cuenta
*      Dirección
*      Ubicación
*      Ciudad
*      Estado
*      Código postal
*      Teléfono
*      Tipo de cuenta
*      Limite de crédito
*      Saldo de la cuenta corriente
*      Cuentas del periodo actual

*      Archivo de transacciones

Es posible la implementación de uno o más archivos de transacciones, esto dependerá de la organización del departamento correspondiente y registrara las ventas, pagos y ajustes
*      Transacciones de cuentas por cobrar


·         Cuenta numero
·         Tipo de transacción
·         Cantidad de la transacción


*      Adiciones a cuentas de clientes
·         Cuenta numero
·         Detalles completos para el registro de clientes
*      Cambios en cuentas de clientes
·         Numero de cuenta
·         Código de cambio
·         Detalles que cambian
*      Bajas de cuentas de clientes


·         Cuenta numero
·         Código de baja

Es de suma importancia determinar todos los detalles de la transacción en el archivo indicado, ya que de esto dependerá la eficiencia del informe de registro de cuentas por cobrar.

Un análisis de estos registros revelara la efectividad de las políticas de crédito y cobranza de la organización.



[1] Senn James A.- Sistema de información para la administración.- Grupo editorial Iberoamericana.-
  Pg. 420

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