Dentro de las actividades
fundamentales y esenciales en el
procesamiento de transacciones de toda organización se encuentran las cuentas
por cobrar, originadas de actividades de venta por las cuales la empresa no ha
obtenido el costo (dinero) de los productos o servicios ya proporcionados a los
clientes.
En términos coloquiales
podemos decir que el informe de registro de cuentas por cobrar es la
recopilación de datos de clientes a los cuales se les ha hecho préstamo del
producto o servicio tomando como garantía una promesa de pagar la cantidad
adeudada mediante una orden de compra en lugar de un cheque bancario.

Ingreso (efectivo o dinero) que se le adeuda a
la empresa u organización como resultado de una transacción que ha sido
efectuada, pero por la cual no se le ha pagado.
Ejemplo:
“Cuando un hospital trata a un paciente
en las salas de emergencia sin requerirle ningún pago en el momento del
servicio, se esta creando una “cuenta por cobrar”. Es decir, la cantidad de
dinero que el paciente ha prometido pagar y que se agrega al balance de las
cuentas por cobrar”[1]
Este registro es vital tanto
para la toma de decisiones sobre la aceptación de créditos como para la
ampliación de los ya existentes con el objetivo de mantener una estrecha
relación con los clientes.
Los objetivos principales de
la elaboración de este informe son:


Ejemplo:
El señor Juan Pérez con numero de registro 0750, tiene
una cuenta por pagar creada el día 18 de enero de 2012 con un monto de $5800,
de acuerdo a su fecha de pago estipulada el día 15 de marzo del presente año,
se presento e hizo un deposito de $1400. El
informe de registro de cuentas por cobrar, deberá de registrar el pago y
estipular la fecha y cantidad exacta del abono, así como el excedente de la
cuenta que será de $4400. Con este registro el departamento de contabilidad
sabrá que obtuvo una disminución en sus cuentas por cobrar y un aumento en la
cuenta de efectivo.
El informe de registro de cuentas por cobrar
contendrá los datos necesarios para responder a las siguientes interrogantes:

Saber
con exactitud el tipo de operación que se realizo, a quien se brindo el crédito
y bajo que circunstancias de pago.

Tener
registrada la fecha de la operación, el límite de crédito y las fechas en las
cuales se realizaran los abonos o el pago en su totalidad

Mantener
un registro exacto sobre el monto del crédito y los intereses si existen de lo
que el deudor deberá de cubrir

Expresar
de forma clara y precisa los estragos o beneficios que se registraran por concepto de dicha
transacción.
TRANSACCIONES:
Tipos de transacciones que se realizan en el informe de registro de cuentas por cobrar. Estas varean de acurdo a las necesidades y características de cada organización.
Tipos de transacciones que se realizan en el informe de registro de cuentas por cobrar. Estas varean de acurdo a las necesidades y características de cada organización.

Se
registran los clientes frecuentes y nuevos en el archivo maestro







Actualización de pagos de cuentas y cálculo de nuevo balance




Editar
y actualizar datos de cuentas como cantidad de productos que se adeudan, monto
total en efectivo y datos personales de la persona u organización





Saldo
de cuentas, detalles de transacciones por periodo de tiempo determinado.

Las salidas se actualizan al
final del mes para determinar la antigüedad de la cuenta. La creación del
informe de fin de ciclo debe de considerar los siguientes aspectos:








Los archivos con los que
cuenta este tipo de registro son:

Debe
de ser actualizado mensualmente y su contenido es:













Es posible la implementación de uno o más archivos de transacciones, esto dependerá de la organización del departamento correspondiente y registrara las ventas, pagos y ajustes

·
Cuenta numero
·
Tipo de transacción
·
Cantidad de la transacción

·
Cuenta numero
·
Detalles completos para el registro de
clientes

·
Numero de cuenta
·
Código de cambio
·
Detalles que cambian

·
Cuenta numero
·
Código de baja
Es de suma importancia
determinar todos los detalles de la transacción en el archivo indicado, ya que
de esto dependerá la eficiencia del informe de registro de cuentas por cobrar.
Un análisis de estos registros revelara la efectividad de las políticas de crédito y cobranza de la organización.
[1] Senn James A.- Sistema de
información para la administración.- Grupo editorial Iberoamericana.-
Pg. 420
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