Dentro de las actividades
fundamentales y esenciales en el
procesamiento de transacciones de toda organización se encuentran las cuentas
por cobrar, originadas de actividades de venta por las cuales la empresa no ha
obtenido el costo (dinero) de los productos o servicios ya proporcionados a los
clientes.
En términos coloquiales
podemos decir que el informe de registro de cuentas por cobrar es la
recopilación de datos de clientes a los cuales se les ha hecho préstamo del
producto o servicio tomando como garantía una promesa de pagar la cantidad
adeudada mediante una orden de compra en lugar de un cheque bancario.
Cuentas por cobrar:
Ingreso (efectivo o dinero) que se le adeuda a
la empresa u organización como resultado de una transacción que ha sido
efectuada, pero por la cual no se le ha pagado.
Ejemplo:
“Cuando un hospital trata a un paciente
en las salas de emergencia sin requerirle ningún pago en el momento del
servicio, se esta creando una “cuenta por cobrar”. Es decir, la cantidad de
dinero que el paciente ha prometido pagar y que se agrega al balance de las
cuentas por cobrar”[1]
Este registro es vital tanto
para la toma de decisiones sobre la aceptación de créditos como para la
ampliación de los ya existentes con el objetivo de mantener una estrecha
relación con los clientes.
Los objetivos principales de
la elaboración de este informe son:
Captar y procesar los datos de contabilidad
que son importantes para mantener un control sobre las ventas realizadas a
crédito (no en efectivo), registrando los nuevos créditos y la actualización de
estado de créditos en continuo pago.
Saber la cantidad de dinero que se paga en
una cuenta. Es decir, mantener el registro en constante actualización sobre los
pagos que se han realizado de alguna cuenta en específico.
Ejemplo:
El señor Juan Pérez con numero de registro 0750, tiene
una cuenta por pagar creada el día 18 de enero de 2012 con un monto de $5800,
de acuerdo a su fecha de pago estipulada el día 15 de marzo del presente año,
se presento e hizo un deposito de $1400. El
informe de registro de cuentas por cobrar, deberá de registrar el pago y
estipular la fecha y cantidad exacta del abono, así como el excedente de la
cuenta que será de $4400. Con este registro el departamento de contabilidad
sabrá que obtuvo una disminución en sus cuentas por cobrar y un aumento en la
cuenta de efectivo.
¿Qué transacción se realiza?
Saber
con exactitud el tipo de operación que se realizo, a quien se brindo el crédito
y bajo que circunstancias de pago.
¿Cuándo ocurrió?
Tener
registrada la fecha de la operación, el límite de crédito y las fechas en las
cuales se realizaran los abonos o el pago en su totalidad
¿Qué cantidad de dinero estuvo
involucrada?
Mantener
un registro exacto sobre el monto del crédito y los intereses si existen de lo
que el deudor deberá de cubrir
¿Qué efecto causo dicha transacción?
Expresar
de forma clara y precisa los estragos o beneficios que se registraran por concepto de dicha
transacción.
TRANSACCIONES:
Tipos de transacciones que
se realizan en el informe de registro de cuentas por cobrar. Estas varean de
acurdo a las necesidades y características de cada organización.
Transacciones de ventas.
Se
registran los clientes frecuentes y nuevos en el archivo maestro
Fecha de transacción
Persona u organización que efectúa la compra
Numero de cuenta
Artículos comprados (así como su cantidad)
Costo unitario y costo total de cada uno de
los artículos
Numero de la transacción o numero de factura
de venta
Transacciones de pago.Actualización de pagos de cuentas y cálculo de nuevo balance
Fecha del pago
Numero de cuenta (nombre de la persona o de
la organización)
Cantidad pagada
Transacciones de ajustes.
Editar
y actualizar datos de cuentas como cantidad de productos que se adeudan, monto
total en efectivo y datos personales de la persona u organización
Fecha del ajuste
Tipo de ajuste
Cantidad del ajuste
Numero de cuenta (nombre de la persona o de la organización)
Consultas de cuentas.
Saldo
de cuentas, detalles de transacciones por periodo de tiempo determinado.
Numero de cuenta (nombre de la persona o de
la organización)
Las salidas se actualizan al
final del mes para determinar la antigüedad de la cuenta. La creación del
informe de fin de ciclo debe de considerar los siguientes aspectos:
Estado de cuenta
Registro de cuentas por cobrar
Resumen de actividades de cuentas por cobrar
Informe de sobregiro
Registro de la antigüedad de la cuenta por
cobrar
Lista de transacciones mensuales
Lista de clientes alfabéticamente
Lista de clientes por orden numérico
Los archivos con los que
cuenta este tipo de registro son:
Maestro de cuentas.
Debe
de ser actualizado mensualmente y su contenido es:
Nombre del cliente
Numero de cuenta
Dirección
Ubicación
Ciudad
Estado
Código postal
Teléfono
Tipo de cuenta
Limite de crédito
Saldo de la cuenta corriente
Cuentas del periodo actual
Archivo de transaccionesEs posible la implementación de uno o más archivos de transacciones, esto dependerá de la organización del departamento correspondiente y registrara las ventas, pagos y ajustes
Transacciones de cuentas por cobrar
·
Cuenta numero
·
Tipo de transacción
·
Cantidad de la transacción
Adiciones a cuentas de clientes
·
Cuenta numero
·
Detalles completos para el registro de
clientes
Cambios en cuentas de clientes
·
Numero de cuenta
·
Código de cambio
·
Detalles que cambian
Bajas de cuentas de clientes
·
Cuenta numero
·
Código de baja
Es de suma importancia
determinar todos los detalles de la transacción en el archivo indicado, ya que
de esto dependerá la eficiencia del informe de registro de cuentas por cobrar.
Un análisis de estos registros revelara la efectividad de las políticas de crédito y cobranza de la organización.
[1] Senn James A.- Sistema de
información para la administración.- Grupo editorial Iberoamericana.-
Pg. 420
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