lunes, 9 de julio de 2012

2.7 INFORME DE REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR


Los registros de adeudos muestran lo que la empresa debe a sus proveedores, facilitan aprovechar los descuentos en efectivo y permiten efectuar los pagos a su vencimiento.

*      Cuentas por pagar:

Cantidad de dinero debida al vendedor o al proveedor de los servicios solicitados o de la mercancía recibida.

En términos coloquiales podemos decir que el informe de registro de cuentas por pagar es el almacenamiento y procesamiento  de los detalles referentes a las cantidades que deben de ser pagadas por parte de la organización en tiempo y forma.

Los objetivos principales de la elaboración de este informe son:

*      Conservar registro de facturas o notas en su caso, con detalles de la compra.

*      Mantener el control sobre niveles de crédito

*      Los sistemas de cuentas por pagar están diseñados para controlar las fechas de vencimientos y para avisar a las personas la preparación de su pago.

*      Incluye las actividades de:

*      La administración precisa de los registros

*      Control sobre el uso del efectivo

*      Mantener buena tasa de crédito

*      Proteger contra desembolsos de efectivo

Ejemplo:

Grupo Wal-Mart adquiere 1000 piezas de refresco jarritos de 2 litros a crédito. Firma una orden de compra y promete pagar el monto total de $5000 en cinco pagos, haciendo un depósito de      $ 1000 cada mes. El departamento de contabilidad registra dicha operación con los datos pertinentes para su efecto. 

Y cada día 5 de mes grupo Wal-Mart efectúa el pago correspondiente a la empresa refresquera. Con este registro el departamento de contabilidad sabrá que obtuvo una disminución en sus cuentas por pagar y un decremento en la cuenta de efectivo.

Tipos de transacciones que se realizan en el informe de registro de cuentas por pagar. Estas varean de acurdo a las necesidades y características de cada organización.

*      Entrada de facturas de los vendedores o proveedores.

Se debe de capturar y almacenar las características de las cuentas

*      Fecha de factura

*      Fecha de la entrada al sistema (optativo)

*      Numero de vendedor (el nombre del vendedor se obtiene del archivo maestro de vendedores)

*      Numero de factura

*      Numero de orden de compra

*      Fecha vencida de la factura

*      Cantidad de descuento

*      Total de dinero a pagar


*      Autorización para el pago de la factura

Cada pago es evaluado y autorizado individualmente para evitar errores

*      Numero de transacción asignada por el sistema cuando entro la factura

*      Distribución de la cantidad entre las cuentas del libro mayor

*      Cantidad a pagar ( en caso de ser solo abono y no la cantidad total de la factura)

*      Ajuste de transacciones

Editar y actualizar datos de las cuentas

*      Numero de factura

*      Tipo de ajuste ( en caso de agregar o restar la cantidad debida, cambio de la fecha de vencimiento, retención o retiros de pagos)

*      Detalles del ajuste (el formato depende del tipo de ajuste que se realice)

*      Consulta de facturas

Saldo de cuentas, detalles y transacciones efectuadas en el periodo

*      Numero de factura

*      Consulta sobre un vendedor

Recuperación de detalles de facturas a un determinado vendedor.

*      Numero del vendedor

La secuencia del proceso de cuentas por pagar inicia en la impresión de facturas pendientes de pago, las cuales deberán de contener el numero de factura y el numero de cuenta, después se valida la cuenta por pagar y se marca el tipo de transacción si es en cheque o en efectivo y finalmente se actualiza la transacción.

Del mismo modo que el sistema de cuentas por cobrar existen diversos informes con los que se inspeccionan las cuentas pendientes de pago como lo son:

*      Informe sobre las necesidades de efectivo

*      Registro de cheques

*      Cheques

*      Resumen del libro mayor

*      Resumen de pagos consolidados

*      Resumen de cuentas antiguas

*      Lista de vendedores por orden alfabético o por numero de vendedor

Los archivos con los que cuenta este tipo de registro son:

*      Archivos de transacciones

Son los que conservan los detalles de las facturas durante el periodo de contabilidad vigente

*      Archivo consolidado de pagos

También conocido como archivo maestro en donde se detalla lo concerniente a facturas vigentes y a la cantidad que se debe a los acreedores y su antigüedad y limite de pago

*      Archivo maestro de vendedores

Se crea un registro especial para cada proveedor ya sea frecuente o de nuevo contacto, en donde se registran todo sus datos de operación como su numero de identificación, nombre, y dirección, recordemos que este tipo de registro esta diseñado únicamente a las necesidades que presenta la empresa.

Es de suma importancia determinar todos los detalles de la transacción en el archivo indicado, ya que de esto dependerá la eficiencia del informe de registro de cuentas por pagar.

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