Los registros de adeudos
muestran lo que la empresa debe a sus proveedores, facilitan aprovechar los
descuentos en efectivo y permiten efectuar los pagos a su vencimiento.
Cuentas por pagar:
Cantidad de dinero debida al vendedor o al
proveedor de los servicios solicitados o de la mercancía recibida.
En términos coloquiales
podemos decir que el informe de registro de cuentas por pagar es el
almacenamiento y procesamiento de los
detalles referentes a las cantidades que deben de ser pagadas por parte de la
organización en tiempo y forma.
Los objetivos principales de
la elaboración de este informe son:
Conservar registro de facturas o notas en su
caso, con detalles de la compra.
Mantener el control sobre niveles de crédito
Los sistemas de cuentas por pagar están
diseñados para controlar las fechas de vencimientos y para avisar a las
personas la preparación de su pago.
Incluye las actividades de:
La administración precisa de los registros
Control sobre el uso del efectivo
Mantener buena tasa de crédito
Proteger contra desembolsos de efectivo
Ejemplo:
Grupo
Wal-Mart adquiere 1000 piezas de refresco jarritos de 2 litros a crédito. Firma
una orden de compra y promete pagar el monto total de $5000 en cinco pagos,
haciendo un depósito de $ 1000 cada
mes. El departamento de contabilidad registra dicha operación con los datos
pertinentes para su efecto.
Y
cada día 5 de mes grupo Wal-Mart efectúa el pago correspondiente a la empresa
refresquera. Con este registro el departamento de contabilidad sabrá que obtuvo
una disminución en sus cuentas por pagar y un decremento en la cuenta de
efectivo.
Tipos de transacciones que
se realizan en el informe de registro de cuentas por pagar. Estas varean de
acurdo a las necesidades y características de cada organización.
Entrada de facturas de los vendedores o
proveedores.
Se
debe de capturar y almacenar las características de las cuentas
Fecha de factura
Fecha de la entrada al sistema (optativo)
Numero de vendedor (el nombre del vendedor se
obtiene del archivo maestro de vendedores)
Numero de factura
Numero de orden de compra
Fecha vencida de la factura
Cantidad de descuento
Total de dinero a pagar
Autorización para el pago de la factura
Cada
pago es evaluado y autorizado individualmente para evitar errores
Numero de transacción asignada por el sistema
cuando entro la factura
Distribución de la cantidad entre las cuentas
del libro mayor
Cantidad a pagar ( en caso de ser solo abono
y no la cantidad total de la factura)
Ajuste de transacciones
Editar
y actualizar datos de las cuentas
Numero de factura
Tipo de ajuste ( en caso de agregar o restar
la cantidad debida, cambio de la fecha de vencimiento, retención o retiros de
pagos)
Detalles del ajuste (el formato depende del
tipo de ajuste que se realice)
Consulta de facturas
Saldo
de cuentas, detalles y transacciones efectuadas en el periodo
Numero de factura
Consulta sobre un vendedor
Recuperación de detalles de facturas a
un determinado vendedor.
Numero del vendedor
La secuencia del proceso de
cuentas por pagar inicia en la impresión de facturas pendientes de pago, las
cuales deberán de contener el numero de factura y el numero de cuenta, después
se valida la cuenta por pagar y se marca el tipo de transacción si es en cheque
o en efectivo y finalmente se actualiza la transacción.
Del mismo modo que el
sistema de cuentas por cobrar existen diversos informes con los que se
inspeccionan las cuentas pendientes de pago como lo son:
Informe sobre las necesidades de efectivo
Registro de cheques
Cheques
Resumen del libro mayor
Resumen de pagos consolidados
Resumen de cuentas antiguas
Lista de vendedores por orden alfabético o
por numero de vendedor
Los archivos con los que
cuenta este tipo de registro son:
Archivos de transacciones
Son
los que conservan los detalles de las facturas durante el periodo de
contabilidad vigente
Archivo consolidado de pagos
También
conocido como archivo maestro en donde se detalla lo concerniente a facturas
vigentes y a la cantidad que se debe a los acreedores y su antigüedad y limite
de pago
Archivo maestro de vendedores
Se
crea un registro especial para cada proveedor ya sea frecuente o de nuevo
contacto, en donde se registran todo sus datos de operación como su numero de
identificación, nombre, y dirección, recordemos que este tipo de registro esta
diseñado únicamente a las necesidades que presenta la empresa.
Es de suma importancia
determinar todos los detalles de la transacción en el archivo indicado, ya que
de esto dependerá la eficiencia del informe de registro de cuentas por pagar.
